SRP – nowe przepisy oraz zmiany zakresu obowiązków urzędników

Nowa architektura Systemu Rejestrów Państwowych (SRP) stworzona jest w oparciu o przepisy prawa już istniejące lub będące w trakcie prac legislacyjnych. Poniższy materiał zbiera wszystkie najważniejsze ustawy, które od 1 marca 2015 roku będą podstawą do realizacji zadań objętych programem pl.ID. Obejmuje także wynikające z nich zmiany zakresu obowiązków urzędników pracujących na SRP.

Podstawy prawne SRP

Wdrożenie programu pl.ID przebiega w oparciu o poniższe akty prawne:

ustawa z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (Dz. U. Nr 167, poz. 1131, z późn.zm.),
ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz. U. Nr 217, poz. 1427 z późn.zm.),
przygotowany przez Rządowe Centrum Legislacji projekt nowej ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego (w trakcie procesu legislacyjnego), oraz rozporządzenia wykonawcze do wskazanych ustaw.

Istotną dla tego programu będzie również nowelizacja zaproponowana w projekcie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. Nowelizacja ta obejmie:

ustawę z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska, która umożliwia kierownikowi usc wydającemu decyzję o zmianie imienia lub nazwiska przesłanie decyzji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do innego kierownika usc, który sporządził akt urodzenia lub akt małżeństwa osoby zmieniającej imię lub nazwisko,
ustawę z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności, nakładająca na kierownika usc, do którego wpłynął zagraniczny dokument stanu cywilnego dotyczący osoby posiadającej numer PESEL i dla której nie sporządzono polskiego aktu stanu cywilnego, obowiązek zaktualizowania w rejestrze PESEL danych dotyczących stanu cywilnego, zawartego małżeństwa lub zgonu osoby.
ustawę z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, która w Rejestrze Dowodów Osobistych zapewnia automatyczne unieważnianie dokumentu osobom, które utraciły obywatelstwo polskie lub zmarły.

Zakres zmian w czynnościach wykonywanych przez urzędników

SRP to nie tylko nowy system informatyczny. To także nowe procesy przepływu informacji wokół referencyjnego rejestru PESEL. W trakcie analizy obecnie istniejących procesów jednym ze zdiagnozowanych problemów okazał się fakt sztucznego rozdzielenia niektórych obowiązków stanowiących logiczną całość pomiędzy różne organy administracji samorządowej. W efekcie np. unieważnienie dowodu osobistego po zgonie obywatela wymagało współpracy pomiędzy różnymi organami jednostek samorządu terytorialnego. To wydłużało cały proces, a w niektórych wypadkach, powodowało niepożądane komplikacje.

Dlatego logicznym i w pełni uzasadnionym rozwiązaniem było ponowne scalenie tych procesów i przekazanie związanych z nimi kompetencji do właściwego organu będącego źródłem tego typu danych. Oto najważniejsze zmiany w czynnościach poszczególnych organów administracji samorządowej.

ORGAN EWIDENCJI LUDNOŚCI

Obowiązki dodatkowe:

nowym obowiązkiem organu ewidencji ludności będzie pośredniczenie w przyjęciu wniosku o nadanie numeru PESEL dla osoby obowiązanej na podstawie innych przepisów do posiadania numeru PESEL np. na potrzeby stworzenia aktu poświadczenia dziedziczenia (ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie Dz.U. z 2008 r. Nr 188, poz. 1158, z późn. zm.)

Obowiązki likwidowane – dzięki SRP urzędnicy ewidencji ludności nie będą już musieli:

wprowadzać do rejestru PESEL danych o zameldowaniu dziecka w związku ze sporządzeniem aktu urodzenia. Rejestr PESEL zaktualizuje się automatycznie w momencie rejestrowania przez kierownika usc urodzenia oraz miejsca zameldowania noworodka.
wprowadzać danych o wymeldowaniu w związku ze sporządzeniem aktu zgonu osoby. Rejestr PESEL zaktualizuje się automatycznie w momencie rejestrowania przez kierownika usc zgonu osoby.
wprowadzać do rejestru PESEL danych o nabyciu lub utracie obywatelstwa polskiego. Informacje te będą aktualizowane bezpośrednio przez wojewodę lub Ministra Spraw Wewnętrznych.
występować do Ministra Spraw Wewnętrznych o nadanie numeru PESEL w związku z meldowaniem obywateli polskich nieposiadających tego numeru. Tym samym na pobyt stały lub czasowy w kraju występować będzie kierownik usc, który będzie sporządzał akt urodzenia.
pośredniczyć w aktualizowaniu rejestru PESEL o dane dotyczące wydania lub unieważnienia dowodu osobistego (Rejestr Dowodów Osobistych wywoła automatyczną aktualizację rejestru PESEL).

ORGAN WYDAJĄCY DOWODY OSOBISTE

Obowiązki dodatkowe:

BRAK

Obowiązki likwidowane – organ wydający dowody osobiste nie będzie musiał:

unieważniać dokumentu w Rejestrze Dowodów Osobistych z powodu utraty obywatelstwa polskiego lub zgonu posiadacza dowodu osobistego. Takie działanie będzie wykonane automatycznie po przekazaniu przez rejestr PESEL informacji o utracie obywatelstwa lub zgonie posiadacza dowodu osobistego.
wydawać dowodów osobistych z powodu zmiany adresu zameldowania zamieszczonego w tym dokumencie. Taka informacja nie będzie umieszczona na nowym dowodzie osobistym.

KIEROWNIK URZĘDU STANU CYWILNEGO

Obowiązki dodatkowe:

kierownik usc będzie występować o nadanie numeru PESEL w związku ze sporządzaniem aktu urodzenia dla osób urodzonych w Polsce. Dane te, po wpisaniu do rejestru stanu cywilnego, będą automatycznie przekazane do rejestru PESEL po wybraniu takiej opcji w systemie teleinformatycznym.
wraz z wprowadzaniem do rejestru PESEL informacji w związku ze sporządzeniem aktu urodzenia, kierownik usc dopisze adres zameldowania. Dane te zaktualizują automatycznie rejestr PESEL.
nadanie numeru PESEL w przypadku sprostowania daty urodzenia lub zmiany płci. Dane wpisane do rejestru stanu cywilnego przez kierownika usc automatycznie będą przekazane do rejestru PESEL.
aktualizacja, na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, danych w rejestrze PESEL odnośnie stanu cywilnego, zawartego małżeństwa czy zgonu osoby posiadającej numer PESEL, dla której nie sporządzono polskiego aktu stanu cywilnego. Aktualizacja będzie wykonywana automatycznie po wprowadzeniu danych do rejestru stanu cywilnego.

Obowiązki likwidowane – wprowadzenie SRP zdejmie z urzędników wiele uciążliwych obowiązków. Kierownik usc nie będzie musiał:

przekazywać do ewidencji ludności danych dotyczących zmiany stanu cywilnego. Dane wprowadzone do rejestru stanu cywilnego automatycznie zaktualizują rejestr PESEL.
przekazywać do ewidencji ludności danych o zmianach w aktach stanu cywilnego. Dane wprowadzone do rejestru stanu cywilnego automatycznie zaktualizują rejestr PESEL.
przekazywać do ewidencji ludności danych dotyczących zmiany imienia lub nazwiska dokonanej w trybie administracyjnym. Dane wprowadzone do rejestru stanu cywilnego automatycznie zaktualizują rejestr PESEL.
przekazywać do ewidencji ludności, po sporządzeniu aktu urodzenia dziecka, danych niezbędnych do zameldowania dziecka. Dane wprowadzone do rejestru stanu cywilnego automatycznie zaktualizują rejestr PESEL.
przekazywać do ewidencji ludności po sporządzeniu aktu zgonu, danych niezbędnych do wymeldowania osoby zmarłej. Dane wprowadzone do rejestru stanu cywilnego automatycznie zaktualizują rejestr PESEL.
informować Ministra Spraw Wewnętrznych o zmianie danych z zakresu stanu cywilnego osób niezameldowanych w kraju, którym nadano PESEL. Dane wprowadzone do rejestru stanu cywilnego automatycznie zaktualizują rejestr PESEL.
powiadamiać wystawcę dowodu osobistego o konieczności unieważnienia dowodu osobistego z powodu zmiany danych, będącej efektem aktualizacji informacji w akcie urodzenia lub małżeństwa, a także unieważniać dowód osobisty z powodu zgonu osoby. Dane wprowadzone do rejestru stanu cywilnego automatycznie zaktualizują rejestr PESEL, który przekaże do Rejestru Dowodów Osobistych informację o konieczności unieważnienia takiego dokumentu. Dowód osobisty zostanie automatycznie unieważniony w Rejestrze Dowodów Osobistych.