Menuikona menu

PRZEWODNIK DLA URZĘDNIKÓW

Poniższe informacje to zbiór najważniejszych danych, jakich może poszukiwać nowy pracownik gminy mający docelowo pracować w Systemie Rejestrów Państwowych. Materiał ten podzieliliśmy na 3 części:

  1. Nowy pracownik w gminie – co zrobić, aby mógł rozpocząć pracę w aplikacji ŹRODŁO?
  2. Obsługa aplikacji ŹRÓDŁO – jak można poznać jej możliwości?
  3. Pytania i problemy – co robić, gdzie je zgłaszać?

Prosimy pamiętać, że poniższe informacje stanowią jedynie wyciąg z dostępnych informacji. Dlatego – jeżeli pojawią się dodatkowe wątpliwości – prosimy w pierwszej kolejności zapoznać się z informacjami opublikowanymi na stronie www.obywatel.gov.pl oraz na platformie szkoleniowej. Jeżeli i tam zgromadzone dane nie odpowiedzą na Państwa pytania, prosimy o kontakt na adres pomoc.plid@coi.gov.pl – z chęcią udzielimy dalszych wyjaśnień.

 

I. NOWY PRACOWNIK W GMINIE

Każdy nowy pracownik gminy oraz urzędu wojewódzkiego, który docelowo będzie pracował w aplikacji ŹRÓDŁO (i tym samym w Systemie Rejestrów Państwowych), nie uzyska takiej możliwości automatycznie wraz z podpisaniem stosownej umowy o pracę. Prosimy pamiętać, że bez aktywnego dostępu do SRP nie będzie on mógł skutecznie realizować powierzonych mu zadań. O czym należy pamiętać zanim rozpocznie pracę w ewidencji ludności, dowodach osobistych czy urzędzie stanu cywilnego?

CO NALEŻY PRZYGOTOWAĆ:

  1. Karta kryptograficzna – to podstawowe narzędzie autoryzacyjne, umożliwiające użytkownikowi dostęp do Systemu Rejestrów Państwowych. Jest ona wydawana przez Centrum Certyfikacji na wniosek urzędu indywidualnie każdemu przyszłemu użytkownikowi. O kartę nie musi wnioskować sam użytkownik – w jego imieniu może to zrobić upoważniony do tego przedstawiciel urzędu.

    Jak złożyć wniosek o wydanie nowej karty kryptograficznej:

    • Zapoznaj się z Instrukcją wypełnienia wniosku, dostępną pod adresem https://www.msw.gov.pl/wniosek-a,
    • Wypełnij wniosek dostępny pod ww. adresem wypełniając wszystkie obowiązkowe pola,
    • Właściwie wypełniony wniosek należy wydrukować, podpisać, ostemplować i wysłać na adres:
      Ministerstwo Spraw Wewnętrznych
      Departament Ewidencji Państwowych
      Pawińskiego 17/21
      02-106 Warszawa

    Gdy karta kryptograficzna będzie gotowa, zostanie wysłana do gminy. Oddzielną przesyłką dostarczone zostanie do niej hasło (numer PIN).

  2. Stanowisko pracy – aby użytkownik mógł pracować w aplikacji ŹRÓDŁO niezbędne jest przygotowanie stacji roboczej (i dodatkowych urządzeń jak drukarka lub/i skaner) zgodnie z wymogami Systemu Rejestrów Państwowych. Wszystkie szczegóły tej operacji zna Państwa Lokalny Administrator Systemu.
  3. Platforma szkoleniowa – to narzędzie e-learning, które gromadzi wszystkie informacje dot. zasad funkcjonowania aplikacji ŹRODŁO. Jest to źródło wiedzy w zakresie sposobu realizacji zadań w ewidencji ludności, dowodów osobistych oraz urzędu stanu cywilnego. Aby nowy pracownik mógł zapoznać się z kompletem materiałów dotyczących tych zasad, należy wypełnić formularz online dostępny pod TYM LINKIEM. Prosimy pamiętać, że o ten dostęp nie musi wnioskować sam pracownik – w jego imieniu może to zrobić upoważniony do tego przedstawiciel gminy (np. jego przełożony lub LAS).
  4. Upoważnienie do przetwarzania danych – każdy nowy pracownik musi posiadać stosowne upoważnienie do przetwarzania danych w Systemie Rejestrów Państwowych. Przykładowe upoważnienie jest dostępne TUTAJ , Pracownik powinien otrzymać takie upoważnienie przed rozpoczęciem pracy.
  5. Nadanie odpowiedniej roli w aplikacji ŹRÓDŁO – aplikacja ŹRÓDŁO umożliwia obsługę wszystkich modułów – PESEL, RDO i BUSC. Aby urzędnik miał dostęp do właściwej części systemu, konieczne jest nadanie mu odpowiednich uprawnień. Czynność ta wykonywana jest lokalnie przez Lokalnego Administratora Ról. Należy pamiętać, że nie będzie to możliwe, dopóki nie zostanie wydana karta kryptograficzna.
    Prosimy pamiętać, że w przypadku jakichkolwiek wątpliwości macie Państwo do dyspozycji adres pomoc.plid@coi.gov.pl.

 

II. OBSŁUGA APLIKACJI ŹRÓDŁO

Zanim nowy pracownik rozpocznie pracę w aplikacji ŹRÓDŁO powinien poznać jej wszystkie funkcje. Aby było to możliwe, dostępne będą dla użytkowników dotychczasowe narzędzia szkoleniowe tj. platforma szkoleniowa (e-learning) oraz szkoleniowe środowisko aplikacji ŹRÓDŁO. UWAGA – do korzystania z narzędzi edukacyjnych wystarczy Internet oraz odpowiednio przygotowane stanowisko pracy (zgodne z wymogami działania aplikacji ŹRÓDŁO).

  1. Platforma szkoleniowa (e-learning)

    Znajdą się tam materiały edukacyjne w postaci dokumentów oraz filmów instruktażowych pokazujących, jak wykonać „krok po kroku” czynności w aplikacji. W szczególności znajdziecie tam Państwo:

    • Podręczniki szkoleniowe, opisujące najbardziej popularne funkcje aplikacji w zakresie ewidencji ludności, dowodów osobistych i urzędu stanu cywilnego;
    • Ćwiczenia umożliwiające przejście przez najważniejsze funkcje aplikacji ŹRÓDŁO;
    • Filmy instruktarzowe, pokazujące „krok po kroku” wykonywanie poszczególnych czynności;
    • Forum dyskusyjne obsługiwane przez wykwalifikowanych trenerów, którzy – w razie wątpliwości – służą Państwu pomocą.

     Prosimy pamiętać, że w przypadku jakichkolwiek wątpliwości macie Państwo do dyspozycji adres pomoc.plid@coi.gov.pl.

  2. Aplikacja szkoleniowa ŹRÓDŁO

    Jest to szkoleniowa wersja aplikacji ŹRÓDŁO, która dokładnie odwzorowuje funkcjonalności systemu, na której prowadzona jest bieżąca obsługa obywateli w urzędach gminnych. Od wersji produkcyjnej rożni ją fakt, że wykonane tam czynności nie pociągają za sobą żadnych konsekwencji prawnych oraz nie posiada danych osobowych z prawdziwych rejestrów centralnych. Daje tym samym możliwość swobodnej nauki i ćwiczenia procedur wykorzystywanych w późniejszej, codziennej pracy.

    Jak dostać się do aplikacji szkoleniowej ŹRÓDŁO:

    • sprawdź, czy posiadasz imienną kartę kryptograficzną,
    • poproś Lokalnego Administratora Systemu o wskazanie komputera z dostępem do Internetu, który jest odpowiednio przygotowany do obsługi aplikacji ŹRÓDŁO,
    • włóż kartę kryptograficzną do czytnika kart,
    • w przeglądarce internetowej wpisz adres https://szkolenia-zrodlo.obywatel.gov.pl. System poprosi o autoryzację numerem PIN.
    • wybierz zakres, do którego chcesz mieć dostęp. Jeżeli zaznaczysz „organ gminy” to uzyskasz dostęp do modułów PESEL i RDO. Jeżeli wybierzesz „urząd stanu cywilnego” to uzyskasz dostęp do modułu BUSC,
    • teraz już swobodnie możesz zdobywać praktyczne umiejętności obsługi Systemu Rejestrów Państwowych.

 

III. PYTANIA I WĄTPLIWOŚCI

Problem Co robić
  • Nie mogę się zalogować do ŹRÓDŁA
  • Nie mogę podpisać akcji
  • Pojawia się błąd w aplikacji ŹRÓDŁO
  • Nie mogę wydrukować dokumentu
  1. niezwłoczne zgłosić problem wyznaczonemu w gminie Lokalnemu Administratorowi Systemu;
  2. Lokalny Administrator Systemu zweryfikuje Państwa zgłoszenie pod kątem funkcjonowania sieci oraz stacji roboczych, na których Państwo pracujecie;
  3. w przypadku, gdy nie stwierdzi on awarii po stronie Urzędu, Lokalny Administrator Systemu zgłosi problem na Service Desk.
  • Jak działa System Rejestrów Państwowych
  • Jak wyglądają procedury dostępowe do SRP
  • Gdzie można znaleźć wnioski
  • Gdzie szukać aktualności dotyczących programie pl.ID
  • Jak działać w przypadku problemów z SRP
  • Gdzie szukać kontaktu z właścicielami SRP
Sprawdź informacje na stronie obywatel.gov.pl
  • Jak wykonać konkretną czynność w aplikacji ŹRÓDŁO
  • Gdzie mogę znaleźć podręczniki do modułów SRP
  • Jak zadać pytanie innym gminom w sprawie problematycznej sytuacji
Sprawdź informacje na stronie szkolenia.obywatel.gov.pl oraz na dostępnym tam forum.
  • Gdzie zadać pytanie dotyczące certyfikatu, procesu recertyfikacji i ewentualnych problemów z nią związanych
Napisz pod adres centrum.certyfikacji@msw.gov.pl
  • Jak odblokować PIN na karcie kryptograficznej
Skorzystaj ze strony https://cc.msw.gov.pl/
  • Jak zmienić dane na karcie kryptograficznej, gdy np. zmieniłam nazwisko
W przypadku zmiany danych takich jak: imię, nazwisko, PESEL, TERYT konieczne jest wypełnienie wniosku z opcją zmiana danych dostępnego na https://www.msw.gov.pl/wniosek-a
  • Mam inną wątpliwość, która nie pasuje do powyższych zakresów
Napisz pod adres pomoc.plid@coi.gov.pl