Pytania i odpowiedzi z konferencji we Wrocławiu

25-05-2014

Za nami sześć z szesnastu konferencji programu pl.ID. W ostatnim spotkaniu wzięło udział 250 przedstawicieli gmin z województwa dolnośląskiego. Tradycyjnie już także spotkanie odbyło się przy udziale podsekretarza stanu w MSW – Rafała Magrysia, który również odpowiadał na pytania ze strony przyszły użytkowników Systemu Rejestrów Państwowych.

Poniżej przedstawiamy pytania wraz z odpowiedziami ze strony Ministerstwa Spraw Wewnętrznych – instytucji odpowiedzialnej za realizację programu pl.ID. Zapraszamy do lektury!

---

• Czy opracowana zostanie procedura postępowania ze sprzętem dostarczonym w ramach ZMOKU (np. z drukarkami), który uległ zepsuciu?

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych nie przewiduje świadczenia usług wsparcia serwisowego dla sprzętów użyczonych gminom w ramach projektu pl.ID – polska ID karta, dla których upłynął okres gwarancji producenckiej. Jednocześnie, zgodnie z treścią porozumienia na użyczenie sprzętu, podpisanego przez MSW oraz JST (§ 5 ust. 1 oraz § 8 wzoru porozumienia), stroną zobowiązaną do zachowania trwałości Produktów Projektu jest biorący w używanie. Tym samym wszelkie uszkodzenia i awarie, wynikające z użytkowania sprzętu, powinny zostać usunięte przez gminy we własnym zakresie i na własny koszt.

• Czy po 1 stycznia 2015 r. gminy będą mogły zrezygnować z aplikacji alternatywnych obsługujących ewidencję ludności?

System Rejestrów Państwowych będzie zasilany wyłącznie poprzez internetową aplikację ŹRÓDŁO. Tym samym Aplikacje Alternatywne nie będą mogły bezpośrednio aktualizować danych w SRP. Aplikacje te będą mogły w uzasadnionym prawnie trybie pobierać dane z rejestrów oraz migrować dane do BUSC z pomocą aplikacji ŹRÓDŁO. Oznacza to, że wszystkie zadania w zakresie bezpośredniej aktualizacji danych w SRP będą musiały być wykonywane za pomocą aplikacji ŹRÓDŁO. Szczegółowe informacje znajdują się w dziale „Aplikacje Alternatywne” w sekcji „O programie pl.ID” na stronie www.obywatel.gov.pl.

• Jak po 1 stycznia 2015 r. będzie działał rejestr wyborców?

Zgodnie z ustawą o ewidencji ludności sprawy dotyczące oświaty, obronności oraz wyborcze prowadzone są w oparciu o rejestry mieszkańców, które są w gestii organów gminy. Na ten moment aplikacja ŹRÓDŁO nie realizuje opisanych funkcjonalności.

Po wejściu w życie z dniem 1 stycznia 2015 r. nowej ustawy o ewidencji ludności rejestr wyborców będzie prowadzony przez organ gminy w oparciu o rejestr mieszkańców uzupełniony danymi dotyczącymi cudzoziemców (zgodnie z prawem wyborczym).

• Czy po 1 stycznia 2015 r. przewidywane jest wsparcie informatyczne ze strony MSW/COI?

Tak, wsparcie informatyczne  dla użytkowników końcowych wraz z niezbędnymi narzędziami do obsługi zgłoszeń będą zapewnione przez właściciela programu tj. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych oraz wykonawcę tj. Centralny Ośrodek Informatyki.  Szczegółowe warunki asysty technicznej zapewniającej utrzymanie SRP, wsparcie użytkowników, a także wprowadzenie zmian związanych z tworzeniem nowych lub modyfikacją istniejących funkcjonalności będą określone w dokumencie umowy utrzymaniowej, która zostanie opracowana po zakończeniu fazy prac programistycznych.

• Jakie były przyczyny podjęcia decyzji o organizacji szkoleń w Łodzi, a nie np. w miastach wojewódzkich? Kto będzie ponosił koszty szkoleń? Czy szkolenia będą obowiązkowe? Czy szkolenia mogą być organizowane w weekendy?

Zostawienie całego ciężaru szkolenia urzędom wojewódzkim jest niemożliwe ze względu na konieczność zagwarantowania jednolitego standardu i jakości szkoleń. Taki model szkolenia byłby także bardzo kosztowny i długotrwały. Tak, więc ze względów jakościowych, organizacyjnych, finansowych i z uwagi na krótki czas na przygotowania, szkolenia stacjonarne odbywać się będą w jednej lokalizacji, tj. w Łodzi.

Zarówno szkolenia stacjonarne w Łodzi, jak i szkolenie na platformie e-learningowej będą bezpłatne dla uczestników. Dodatkowo podczas szkolenia zapewniony będzie bezpłatnie obiad i serwis kawowy. Koszty samorządu będą dotyczyć samej delegacji (dojazdu oraz – jeśli zaistnieje taka konieczność – noclegu). W przypadku konieczności zakwaterowania uczestnicy szkoleń będą mogli liczyć na wsparcie Centralnego Ośrodka Informatyki w wyborze odpowiedniego miejsca.
Szkolenia są obowiązkowe, nie dotyczą tylko obsługi aplikacji ŹRÓDŁO, ale także nowych procedur związanych z wdrażanym w ramach programu pl.ID Systemem Rejestrów Państwowych. Jest to ogromna zmiana organizacyjna dla całej administracji. Zadania te wynikają z prac zleconych rządu dla samorządu.

Szczegółowe informacje na temat szkoleń znajdują się w dziale „Pytania i odpowiedzi” w sekcji „Szkolenia” na stronie obywatel.gov.pl

• Jakie kwalifikacje/umiejętności powinna posiadać osoba wyznaczona do pełnienia funkcji Lokalnego Administratora Systemu (LAS)? Czy podlegają one weryfikacji?

Lokalny administrator systemu powinien posiadać umiejętności umożliwiające użytkowanie urządzeń i systemów informatycznych, pozwalające na sprawną realizację wskazanych poniżej obowiązków:

• weryfikacja urządzeń, które w ramach inwentaryzacji sprzętu w gminie/urzędzie nie zostały określone, jako sprawne lub co, do których pojawiły się wątpliwości;
• pomoc pozostałym urzędnikom w zakresie recertyfikacji kart; 
• pomoc w zakresie weryfikacji konfiguracji systemu dla użytkowników końcowych;
• wprowadzanie/zgłaszanie błędów do systemu ITSM (IT Service Management) wykrytych przez testerów w fazie testów oraz ujawnionych przez użytkowników końcowych po uruchomieniu systemu w dniu 1 stycznia 2015 r.;
• współpraca z osobami testującymi oraz użytkownikami w zakresie wymiany informacji o zgłoszeniach w systemie ITSM;

Lokalnymi Administratorami Systemu mogą (choć nie muszą) być informatycy. Z pewnością osoby te muszą mieć pewną wiedzę techniczną.
Jest to praca związana z przejściem na nowy system obsługi rejestrów centralnych oraz bieżącym kontaktem z administratorem systemu w razie problemów lub wątpliwości. Tego rodzaju zadania gminy wykonują także obecnie – czy to przy wdrażaniu systemów USC/EL czy ich bieżącą eksploatacją. Warto także zwrócić uwagę, że zarówno sposób pracy nowego SRP, jak i nowe regulacje prawne zdejmą z urzędów konieczność wykonywania wielu czasochłonnych czynności.

• Czy w projekcie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego opisana została instytucja transkrypcji? 

Tak. Instytucja transkrypcji została opisana w art. 103-art.106 projektu ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego.

• Jak dotrzymać ustawowego terminu na wprowadzenie aktu do rejestru w przypadku ksiąg obcojęzycznych, wymagających tłumaczenia? Czy projekt ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego określa zasady tłumaczenia aktów w tym przypadku?

Projekt ustawy nie przewiduje specjalnych zasad dla tłumaczonych aktów stanu cywilnego. Terminy określone w art. 123 projektu, 7 i 10 dni, wydają się wystarczające dla dokonania przeniesienia aktu stanu cywilnego. Niemniej, rozważane jest wprowadzenie, dla tych szczególnych sytuacji, dłuższego terminu i odpowiednia modyfikacja projektu w tym zakresie.

• Jak wpłynąć na właścicieli aplikacji alternatywnych, aby zapewnili funkcjonalność migracji aktu do aplikacji ŹRÓDŁO?

Funkcjonalność dotycząca migracji aktu do aplikacji ŹRÓDŁO opisana jest na oficjalnej stronie projekt pl.ID – http://obywatel.gov.pl/aplikacje-urzednik. Poniżej przedmiotowy fragment:

„Jeśli Urząd Stanu Cywilnego będzie chciał wykorzystać dotychczasowe dane ze zbiorów Aplikacji Wspierających w celu zmigrowania ich do BUSC, należy zapewnić aplikacjom możliwość wyeksportowania danych z aktu do odpowiedniego pliku XML. Plik ten będzie mógł zostać następnie szybko i łatwo zaimportowany do BUSC i ew. uzupełniony za pomocą odpowiedniej funkcjonalności w aplikacji ŹRÓDŁO.

Aby to umożliwić, USC musi zweryfikować, czy dotychczasowa aplikacja posiada funkcjonalność eksportu aktu do pliku XML i czy plik ten spełnia kryteria zdefiniowane przez MSW. Dostosowanie aplikacji w tym zakresie będzie dla dostawców proste i mało kosztowne”.

• Jak po 1 stycznia 2015 r., dotrzymując ustawowych terminów, sporządzić akt urodzenia w sytuacji, gdy akt małżeństwa znajduje się w innych urzędzie stanu cywilnego?

Rozwiązania zawarte w projekcie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego pozwalają na dochowanie ustawowych terminów na sporządzenia aktu urodzenie dziecka. W oparciu o otrzymaną kartę urodzenia, w której figuruje m.in. numer PESEL matki dziecka, kierownik usc, posiłkując się zapisami w rejestrze PESEL ustala miejsce sporządzenia aktu małżeństwa. Jeżeli akt został sporządzony w innym urzędzie kierownik wystąpi o jego przeniesienie do rejestru stanu cywilnego, co zgodnie z art. 123 ust. 5 projektu w tym przypadku powinno nastąpić niezwłocznie.

W ramach Bazy Usług Stanu Cywilnego będzie funkcjonował wewnętrzny moduł komunikacji między urzędami umożliwiający zgłaszanie zleceń do innego USC ze wskazaniem, który akt stanu cywilnego należy zmigrować. Zlecenie będzie widoczne natychmiast po wysłaniu go przez aplikację ŹRÓDŁO. Po migracji aktu do systemu BUSC urząd występujący o migrację zostanie o tym powiadomiony modułem komunikacji.

• Kiedy projekt ustawy Prawo o aktach stanu zostanie zamieszczony na rządowych stronach internetowych?

Projekt jest zamieszczony na stronie internetowej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych w Biuletynie Informacji Publicznej w zakładce: Projekty aktów prawnych.

• Jaki jest cel ponownego podpisywania aktu podczas wprowadzania do aplikacji Źródło, jeżeli został już podpisany w aplikacji alternatywnej?

Od 1 stycznia 2015 r. wprowadzenie aktu i jego podpisanie będzie możliwe tylko przez ŹRÓDŁO. Obecnie przechowywane dane o aktach w aplikacjach alternatywnych nie stanowią aktu stanu cywilnego w rozumieniu aktualnie obowiązujących przepisów. Dlatego też w procesie migracji z aplikacji alternatywnych akty będą musiały również zostać podpisane w aplikacji ŹRÓDŁO, aby mogły stanowić akt stanu cywilnego w rozumieniu nowej ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego.

 

« Wróć do wszystkich aktualności