Pytania i odpowiedzi z konferencji w Olsztynie i Warszawie

28-04-2014

Już 29 kwietnia odbędzie się kolejna, 3-cia konferencja programu pl.ID. Tym razem odwiedzamy Łódź, gdzie w łódzkim regionalnym parku naukowo-technologiczny Technopark przy ul. Dubois 114/116 będziemy przybliżali użytkownikom końcowym zagadnienia związane z programem pl.ID. Zgodnie ze wcześniejszą obietnicą, również podczas tego spotkania uczestnicy będą mogli zadać pytania bezpośrednio podsekretarzowi stanu MSW Rafałowi Magrysiowi, który odpowiada za projekty informatyczne w ministerstwie.

Jednocześnie przypominamy, że przed nami jeszcze 13 konferencji w pozostałych miastach wojewódzkich tj. w Opolu, Katowicach, Wrocławiu, Gorzowie Wielkopolskim, Poznaniu, Bydgoszczy, Rzeszowie, Gdańsku, Krakowie, Białymstoku, Szczecinie, Lublinie oraz Kielcach. Dokładny harmonogram spotkań można znaleźć na stronie obywatel.gov.pl pod tym linkiem.

We wcześniejszych konferencjach wzięło udział ponad 500 przedstawicieli gmin z województwa warmińsko-mazurskiego oraz mazowieckiego. W trakcie 4-godzinnego spotkania uczestnicy poznawali zarówno teoretyczne, jak i praktyczne aspekty zbliżającego się wdrożenia programu pl.ID. Dodatkowo każdy urzędnik mógł sprawdzić, jak wygląda i działa aplikacja ŹRÓDŁO w obecnym stadium prac programistycznych. Co najważniejsze, w trakcie konferencji każdy uczestnik mógł skierować do przedstawicieli MSW i COI pytania.

---

Poniżej prezentujemy odpowiedzi na najważniejsze pytania z ostatnich konferencji:

• W jaki sposób gmina może wykorzystać serwery i routery dostarczone do urzędu w ramach ZMOKU?

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych informuje, że jako właściciel ww. urządzeń, dopuszcza ich użycie tylko i wyłącznie w zakresie zgodnym z założeniami projektu pl.ID. W praktyce oznacza to, że gmina może stosować urządzenie do bieżącej obsługi w następujących obszarach:

• Dowody Osobiste (DO),
• Ewidencja Ludności (EL),
• Urząd Stanu Cywilnego (USC).

Jednocześnie informuje, że możliwe jest zainstalowanie dodatkowego oprogramowania, które nie było dołączone do sprzętu, pod warunkiem, że jest ono wykorzystywane do pracy w ww. obszarach, do których przedmiotowe urządzenie zostało przez MSW użyczone. Dotyczy to m.in.:

• Oprogramowania dziedzinowego,
• Oprogramowania biurowego (np. edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny),
• Systemów obiegu dokumentacji elektronicznej,
• Klienta poczty elektronicznej e-mail,
• Programu antywirusowego.

Chęć wykorzystania otrzymanego sprzętu komputerowego do obsługi bieżących potrzeb gminy powinna być zgłoszona do odpowiednich Koordynatorów Wojewódzkich. Wszystkie powyższe wymagania wynikają wprost z formalnych ograniczeń projektu pl.ID, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.
Dodatkowo należy zaznaczyć, że w chwili obecnej trwa proces testów akceptacyjnych. W tym celu będzie wykorzystywany sprzęt z gmin, co pozwoli na sprawdzenie m.in. jego możliwości. Po zakończeniu testów akceptacyjnych możliwe będzie precyzyjnie określenie jaki sprzęt oraz w jakim zakresie zostanie wykorzystany.

• Jak będzie wyglądała współpraca bazy BUSC z Urzędem Statystycznym? Obecnie przekazywanie raportów odbywa się poprzez aplikacje lokalne. Czy ŹRÓDŁO ma taką funkcjonalność?

Baza Usług Stanu Cywilnego jest przygotowana na gromadzenie danych dodatkowych tzw. statystycznych, które są niezbędne do przekazania do GUS przez kierownika USC. Obecnie trwają prace nad realizacją sposobu przekazywania raportu ze Źródła do GUS, z uwzględnieniem wymogów GUS (przesyłanie danych bezpośrednio na serwer).

• Czy jeśli gmina zdecyduje się na korzystanie z aplikacji alternatywnych, szkolenie ze ŹRÓDŁA jest obowiązkowe?

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych przewiduje szkolenia dla wszystkich przedstawicieli urzędów gmin i urzędów stanu cywilnego. Aplikacja „ŹRÓDŁO” daje ogromne możliwości realizowania zadań ustawowych, stąd szkolenia będą również cennym doświadczeniem dla urzędników.

• Kiedy zapadnie decyzja o tym, czy aplikacje alternatywne będą mogły jedynie pobierać dane z rejestru SRP czy także zasilać ten rejestr?

Minister Magryś zobowiązał się do przedstawienia decyzji w ciągu 1 miesiąca.

• W związku z tym, że w przypadku BUSC mowa jest o ustawie, która nie trafiła jeszcze do pierwszego czytania w Sejmie, czy istnieje ryzyko, że ustawa nie wejdzie w życie do 1 stycznia 2015?

Prace nad projektem ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego przebiegają zgodnie z założonym harmonogramem prac legislacyjnych. Z testu regulacyjnego dołączonego do przyjętych przez Radę Ministrów założeń projektu ustawy wynika, że przyjęcie przez Radę Ministrów projektu ustawy nastąpi w drugim kwartale 2014 r. Jednocześnie kierownictwo MSW podejmuje wszelkie możliwe działania, aby ustawa weszła w życie 1 stycznia 2015 r. W tym celu prowadzono szerokie konsultacje z zainteresowanymi środowiskami, aby na etap prac rządowych ustawa trafiła w kształcie budzącym najmniej wątpliwości.

• Co z takimi funkcjonalnościami jak rejestr wyborców lub rejestr cudzoziemców? Czy ŹRÓDŁO przewiduje takie możliwości?

Obecnie stan prawny nie pozwala łączyć rejestru centralnego z rejestrami mieszkańców prowadzonymi przez administrację lokalną. Zgodnie z art. 2 Ustawy ewidencja ludności polega na rejestracji określonych w Ustawie podstawowych danych identyfikujących tożsamość oraz status administracyjno-prawny osób fizycznych. Ewidencja ludności prowadzona jest w formie elektronicznej w rejestrze PESEL, w rejestrach mieszkańców oraz rejestrach zamieszkania cudzoziemców. Profilowanie danych w zakresie tworzenia list wyborczych nie może następować na poziomie prowadzenia ewidencji ludności, zwłaszcza na poziomie centralnym. Zgodnie z przepisami prawa, rejestr wyborców prowadzi gmina jako zadanie zlecone. Zniesienie obowiązku meldunkowego od 2016 roku da możliwości wykorzystania aplikacji „ŹRÓDŁO” przy realizacji takich zadań jak prowadzenie rejestru wyborców czy rejestru cudzoziemców. W związku z powyższym Ministerstwo Spraw Wewnętrznych, wychodząc naprzeciw potrzebom urzędników gmin oraz zakładając zmiany prawne w tym zakresie, już teraz podejmuje działania mające na celu udostępnienie wyżej wskazanych funkcjonalności, kiedy tylko będzie to możliwe.

• Na jakiej zasadzie odbywać się będzie zasilanie rejestru mieszkańców?

Zgodnie z przepisami ustawy o ewidencji ludności i jej aktów wykonawczych rejestry mieszkańców mają być zasilane z rejestru PESEL w drodze teletransmisji. W związku z tym aplikacje służące dotąd do prowadzenia gminnych zbiorów meldunkowych i przesyłania danych do PESEL należy przygotować do prowadzenia rejestru mieszkańców.

Aby było to możliwe, system PESEL został wyposażony w mechanizm subskrypcji, który pozwoli aplikacji na synchronizację rejestru mieszkańców z danymi z referencyjną bazą PESEL.

Aby zapewnić aplikacji kanał dostępu do subskrypcji z PESEL, dostawca aplikacji powinien wystąpić do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych o interfejsy (WSDL), które umożliwiają otworzenie kanału komunikacyjnego aplikacji z PESEL. Szczegółowe informacje jak uzyskać WSDL dostępne są na stronie obywatel.gov.pl – www.obywatel.gov.pl/aplikacje-urzednik

Dzięki tej komunikacji rejestr mieszkańców będzie aktualizowany co kilka godzin (ustawowo w czasie nie dłuższym niż dwa dni). Wszystkie zmiany w PESEL automatycznie uzupełnią rejestr mieszkańców o aktualne dane. W wypadku nieprawidłowości danych w PESEL w stosunku do rejestru mieszkańców, dzięki aplikacji ŹRÓDŁO będzie można wyjaśnić niezgodność i nanieść poprawki.

W aplikacji ŹRÓDŁO została zaplanowana funkcjonalność umożliwiająca generowanie raportów z PESEL na potrzeby wyborów – udogodnienie jest możliwe do uruchomienia z chwilą zmiany przepisów, czyli w 2016 r.

• W kontekście zniesienia obowiązku meldunkowego od 1 stycznia 2016 r. – czy obywatel zostanie przypisany automatycznie do listy wyborców w danym okręgu?

Obecnie administratorem rejestru PESEL jest Minister SW, a administratorem rejestru mieszkańców wójt, burmistrz lub prezydent – nie ma możliwość żeby w istniejącym otoczeniu prawnym generować rejestr wyborców bezpośrednio z rejestru PESEL.

Z dniem 1 stycznia 2016 r. zniknie obowiązek meldunkowy. Mając świadomość, jakie konsekwencje niesie zniesienie obowiązku, MSW podjęło inicjatywę powołania zespołu międzyresortowego, który zajmie się wypracowaniem do tego czasu odpowiednich rozwiązań na potrzeby gmin i resortów.

• Czy rejestr BUSC będzie współistniał z lokalnymi rejestrami papierowymi aktów stanu cywilnego?

Od 1 stycznia 2015 r. rejestracja stanu cywilnego będzie się odbywać wyłącznie w rejestrze centralnym, w formie cyfrowej i nie przewiduje się prowadzenia równoległej rejestracji w papierowych księgach. Akty sporządzone przed wejściem w życie nowej ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego będą sukcesywnie przenoszone do rejestru centralnego w momencie dokonywania czynności, do której niezbędny jest akt stanu cywilnego.

• Co stanie się z wnioskami dowodowymi, które nie znalazły rozstrzygnięcia przed 1 stycznia 2015? Czy będą procedowane w starej aplikacji czy automatycznie w nowej?

Rekomendowany sposób obsługi wniosków przyjętych na przełomie roku 2014/2015:

• Wnioski przyjęte przed końcem 2014 r. powinny zostać spersonalizowane za pomocą starego systemu SCPD na wzorze dowodu osobistego sprzed 1 stycznia 2015 roku. Należy zapewnić, by informacje o wszystkich wnioskach przyjętych przed końcem 2014 zostały zmigrowane do systemu OEWiUDO i docelowo do RDO. W przypadku wystąpienia opóźnienia może nie być możliwości oznaczenia dowodu jako przyjętego lub wydania go obywatelowi. W tym przypadku należy obsłużyć odbiór i wydanie dowodu za pomocą starego systemu. Obsługę każdego wniosku należy realizować tylko w jednym systemie.

• Nowy system nie będzie przesyłał do CPD zleceń na personalizację wniosków wytworzonych w starym systemie i migrowanych z OEWiUDO. Po wdrożeniu nowego systemu, gminy będą odbierać dowody osobiste oraz wydawać je obywatelom za pomocą nowego systemu.

• Zawieszone wnioski nie zostaną zmigrowane do systemu RDO ze względu na ich brak w bazie OEWiUDO. Rekomenduje się obsłużenie zawieszonych wniosków w starym systemie do 31 grudnia 2014 roku lub, w niektórych przypadkach, ręczne wprowadzenie ich do RDO.

• Jak będzie wyglądało udostępnienie danych osobowych z rejestrów od 1 stycznia 2015 r.?

Sposób udostępniania danych jest uzależniony od rejestru.

Zasady udostępniania danych z PESEL nie ulegną zmianie – właściwy w tej kwestii jest Minister SW. Gminy będą miały prawo do udostępniania danych z rejestru mieszkańców oraz możliwość wglądu i zasilania PESEL.

• Do którego urzędu należy wnosić opłatę?

Wnioskodawca składa opłatę na konto organu, do którego składa wniosek.

• Jak przebiegać będzie migracja aktów stanu cywilnego z obecnych baz do BUSC?

System BUSC będzie wyposażony w funkcję migrowania aktów. W związku z tym niezbędne będzie zapewnienie możliwości wyeksportowania pliku z aplikacji lokalnej do BUSC w formacie pliku XML o zdefiniowanym przez MSW schemacie XSD, o które producent aplikacji powinien wystąpić do resortu (wzór wniosku na stronie obywatel.gov.pl).

USC mają obowiązek wykonania migracji w momencie rejestrowania kolejnego aktu. Istnieje możliwość wypracowania niezależnego harmonogramu przenoszenia danych na poziomie lokalnym. Obecnie MSW pracuje nad projektem masowej migracji i digitalizacji aktów stanu cywilnego w ramach nowej perspektywy budżetowej UE.

• Czy koperty dowodowe będą przekazywane do urzędów, w których będzie wydawany dowód?

Ustawa o dowodach osobistych nie przewiduje przekazywania kopert dowodowych pomiędzy organami gmin. 

• Jak długo powinna być przechowywana koperta dowodowa?

Terminy i zasady przechowywania dokumentacji dowodowej są określone w art. 61- 62 ustawy z dnia 10 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych. Zgodnie z art. 61 dokumentację związaną z dowodami osobistymi przechowuje się przez okres 10 lat, licząc od dnia 1 stycznia następnego od daty zgonu posiadacza dowodu osobistego; po upływie wskazanego terminu dokumentacja podlega brakowaniu na zasadach określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Podstawa prawna:

Art. 61.
1. Dokumentację związaną z dowodami osobistymi przechowuje się przez 10 lat, licząc od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zgonu posiadacza dowodu osobistego.
2. Dokumentacja związana z dowodami osobistymi podlega brakowaniu na zasadach i w trybie przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 i 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 ©Kancelaria Sejmu s. 13/21 2013-01-10), przy czym dla dokumentacji przechowywanej przez konsulów Rzeczypospolitej Polskiej dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego jest Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych lub upoważniony przez niego dyrektor archiwum państwowego.
Art. 62.
1. Dokumentację związaną z dowodami osobistymi przechowuje się w formie, w jakiej została sporządzona.
2. Dokumentację związaną z dowodami osobistymi sporządzoną w formie elektronicznej przechowuje się zgrupowaną w systemach teleinformatycznych właściwych organów w sposób uniemożliwiający jej modyfikację lub usunięcie.
3. Dokumentację związaną z dowodami osobistymi sporządzoną w formie papierowej przechowuje się zgrupowaną w kopertach dowodowych oznaczonych imieniem i nazwiskiem osoby, imieniem ojca, datą urodzenia, numerem PESEL oraz serią i numerem dowodu osobistego.
4. W kopercie dowodowej przechowuje się w szczególności:
1) formularz odbioru dowodu osobistego;
2) nieodebrane dowody osobiste po upływie 6 miesięcy od dnia ich wydania;
3) unieważnione dowody osobiste nieprzekazane posiadaczom lub członkom najbliższej rodziny zgłaszającym zgon;
4) unieważnione dowody osobiste znalezione przez osoby trzecie.

• Co stanie się z funkcjonalnością przesyłania wniosków o nadanie nr PESEL przez PIA?

Ta funkcjonalność portalu nie będzie wykorzystywana.

• Producenci aplikacji do USC będą musieli dokonać zmian w istniejącym oprogramowaniu, aby umożliwić migrację danych – czy gminy poniosą koszty?

Funkcjonalność eksportu plików z aplikacji alternatywnych wymaga niewielkiej zmiany w oprogramowaniu polegającej na zapewnieniu mechanizmu eksportu aktu do pliku w formacie zgodnym z wymaganym przez MSW schematem XSD. Schemat ten jest udostępniany na wniosek, którego wzór znajduje się na stronie www.obywatel.gov.pl/aplikacje-urzednik. Zapewnienie i koszt tej zmiany należą do sfery odpowiedzialności urzędu. Należy jednak podkreślić, że dostawcy systemów, w wypadku umów prawidłowo zabezpieczających potrzeby urzędu, powinni być zobowiązani podpisanymi umowami do bieżącego dostosowywania aplikacji do otoczenia prawnego.

• Czy po wprowadzeniu wersji elektronicznej asc osoba zgłaszająca zdarzenie będzie musiała składać odręczny podpis na wersji papierowej?

Nowe Prawo o aktach stanu cywilnego przewiduje sporządzanie elektronicznych aktów stanu cywilnego na podstawie protokołów w postaci papierowej, które zostaną podpisane przez osoby zgłaszające zdarzenie oraz kierownika USC. Nie przewiduje się prowadzenia papierowej wersji aktu.

• Jak będą wyjaśnianie niezgodności między PESEL a bazami lokalnymi?

Urzędnik będzie miał możliwość zweryfikowania danych i zgłoszenia rozbieżności za pomocą odpowiedniej zakładki w aplikacji ŹRÓDŁO.

• Czy system jest zgodny z Ustawą archiwalną, Ustawą o statystyce publicznej i Ustawą o języku polskim?

BUSC posiada funkcjonalność raportowania do GUS zgodnie z wymogami Ustawy o statystyce publicznej oraz przekazywania aktów do Archiwum Państwowego zgodnie z wymogami Ustawy archiwalnej. Rozporządzenie o instrukcji kancelaryjnej i JRWA zostanie dostosowane do wymogów nowej ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego.

• Kwestia doposażenia gmin. Co w sytuacji gdy naprawa sprzętu przekracza koszt zakupu nowego?

LAS powinien zgłosić w systemie udostępnionym przez COI z prośbę o doposażenie urzędu.

• Czy pojawi się informacja o zakresie danych asc wymaganych w BUSC?

Odpowiedź dot. zasad mapowania z aplikacji alternatywnej do systemu centralnego oraz danych obligatoryjnych zostanie przygotowana i udostępniona na stronie.

• Sytuacja zmiany danych w dowodzie osobistym, np. po zawarciu związku małżeńskiego. Jak będzie wyglądało unieważnianie dowodów?

Unieważnianie dowodu osobistego w przypadku zgonu lub zmiany obywatelstwa odbędzie się automatycznie. W przypadku prolongaty unieważnienia (zmiana nazwiska), system wygeneruje komunikat do odpowiedniego urzędu.

Podstawa prawna
Ustawa o dowodach osobistych z 6 sierpnia 2010 r.
Art. 46.
1. Wydanie nowego dowodu osobistego następuje w przypadku:
1) upływu terminu ważności dowodu osobistego;
2) zmiany danych zawartych w dowodzie osobistym, z wyjątkiem zmiany nazwy organu wydającego;
3) zmiany wizerunku twarzy posiadacza dowodu osobistego w stosunku do wizerunku twarzy zamieszczonego w dowodzie osobistym w stopniu utrudniającym lub uniemożliwiającym identyfikację jego posiadacza;
4) utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego w stopniu utrudniającym lub uniemożliwiającym identyfikację jego posiadacza;
5) przekazania do organu gminy lub do placówki konsularnej Rzeczypospolitej Polskiej przez osobę trzecią znalezionego dowodu osobistego;
6) (uchylony);
7) (uchylony).
Art. 50.
2. O konieczności unieważnienia dowodu osobistego z przyczyn określonych w art. 46 ust. 1 pkt 2, z powodu utraty obywatelstwa polskiego lub zgonu posiadacza dowodu osobistego organ gminy jest zawiadamiany przez rejestr PESEL za pośrednictwem Rejestru Dowodów Osobistych.
3. Unieważnienie dowodu osobistego następuje:
6) po upływie 4 miesięcy od zaistnienia okoliczności, o których mowa w art. 46 ust. 1 pkt 2, o ile wcześniej nie nastąpiło unieważnienie dowodu osobistego na podstawie przepisu pkt 5.
Art. 51.
Organem właściwym do unieważnienia dowodu osobistego jest:
3) organ gminy, który wydał dowód osobisty – w przypadku utraty obywatelstwa polskiego przez posiadacza dowodu osobistego lub jego zgonu oraz gdy osoba obowiązana nie wystąpiła z wnioskiem o wydanie nowego dowodu osobistego w przypadku, o którym mowa w art. 46 ust. 1 pkt 2;
Art. 54.
Minister właściwy do spraw wewnętrznych określi, w drodze rozporządzenia:
6) sposób i tryb postępowania w sprawach utraty, uszkodzenia, unieważnienia i zwrotu dowodu osobistego,
12) sposób i tryb unieważniania dowodów osobistych,
14) zakres danych zawartych w zawiadomieniu o konieczności unieważnienia dowodu osobistego,
Właściwym departamentem MSW w określeniu zapisów rozporządzenia jest DSO.

« Wróć do wszystkich aktualności