Podsumowanie konferencji w Gorzowie Wielkopolskim

02-06-2014

Kolejne spotkanie urzędników gminnych z przedstawicielami MSW oraz COI z podsekretarzem stanu MSW Rafałem Magrysiem już za nami. Tym razem w trakcie konferencji programu pl.ID, która miała miejsce w województwie lubuskim, udział wzięło ponad 130 pracowników jednostek samorządu terytorialnego z regionu. Tradycyjnie już największym blokiem spotkania była sesja pytań i odpowiedzi.

Konferencja programu pl.ID w Gorzowie Wielkopolskim odbyła się pod egidą Lubuskiego Urzędu Wojewódzkiego. Ze strony instytucji nadzorujących i realizujących jedną z największych obecnie projektów IT w administracji publicznej – oprócz wiceministra Rafała Magrysia – byli: Karolina Grenda – Dyrektor Departamentu Spraw Obywatelskich MSW, Marcin Malicki – z-ca dyrektora ds. Rozwoju Produktów i Usług COI oraz Piotr Mierzwiński – rzecznik prasowy COI.

Poniżej prezentujemy pytania wraz z odpowiedziami. Zapraszamy do lektury!

Czy projekt ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego przewiduje awaryjną procedurę rejestracji zgonu w sytuacji braku działania rejestru stanu cywilnego (np. na skutek awarii prądu)?

W zakresie rejestracji danych w rejestrze PESEL art. 10 ust. 4 ustawy z dnia 24 września 2010r. o ewidencji ludności przewiduje, że w przypadku braku bezpośredniego dostępu do rejestrów, spowodowanego przyczynami niezależnymi od organu, rejestracji dokonuje się nie później niż w terminie dwóch dni roboczych od dnia, w którym powstał obowiązek ich rejestracji.

Natomiast w analogicznej sytuacji w zakresie nadania lub zmiany nr PESEL, zgodnie z art. 20 ww. ustawy, przekazanie danych następuje nie później niż w terminie dwóch dni roboczych od dnia ich uzyskania. W przypadku braku możliwości przekazania danych w sposób, o którym mowa wyżej, organ przekazuje dane w formie pisemnej w celu nadania lub zmiany numeru PESEL w terminie nie dłuższym niż cztery dni robocze od dnia ich uzyskania.
Projektowana ustawa – Prawo o aktach stanu cywilnego, reguluje takie sytuacje w przypadku odpisów aktów zgonu. Projekt w przepisach zmieniających ustawę
o cmentarzach i chowaniu zmarłych, przewiduje, że w sytuacji, w której, w związku z niedostępnością rejestru stanu cywilnego, zgon nie został zarejestrowany w dniu jego zgłoszenia, zgłaszający zgon składa odpis skrócony aktu zgonu w administracji cmentarza, niezwłocznie po otrzymaniu. Pochówek, w takiej sytuacji następuje na podstawie karty zgonu zawierającą adnotację o zarejestrowaniu zgonu lub zgłoszeniu zgonu. Ponadto, zgodnie z art. 47. ust.2 projektowanej ustawy, jeżeli zgon osoby nie został zarejestrowany w dniu jego zgłoszenia w związku z niedostępnością rejestru stanu cywilnego, niezwłocznie po dokonaniu jego rejestracji osobie zgłaszającej zgon są wydawane z urzędu dwa odpisy skrócone aktu zgonu.

Niezależnie od powyższego, w ramach gwarancji wynikających z umów zawartych wykonawcą systemu oraz umów utrzymaniowych na system, zapewniona zostanie odpowiednio szybka reakcja w przypadku awarii systemu.

Czy w świetle nowych rozwiązań prawnych kierownik usc będzie właściwy do występowania o numer PESEL, w sytuacji sporządzania polskiego aktu stanu cywilnego na podstawie dokumentu zagranicznego?

Nie. Kierownik urzędu stanu cywilnego będzie występował o nadanie numeru PESEL w związku ze sporządzeniem aktu urodzenia dla dzieci obywateli polskich zamieszkujących
w kraju oraz cudzoziemców zamieszkujących w Polsce.

Czy po 1 stycznia 2015 r. zachowany zostanie obowiązek utrzymywania aplikacji alternatywnych obsługujących ewidencję ludności?

System Rejestrów Państwowych będzie zasilany wyłącznie poprzez internetową aplikację ŹRÓDŁO. Tym samym Aplikacje Alternatywne nie będą mogły bezpośrednio aktualizować danych w SRP. Aplikacje te będą mogły w uzasadnionym prawnie trybie pobierać dane z rejestrów oraz migrować dane do BUSC z pomocą aplikacji ŹRÓDŁO. Oznacza to, że wszystkie zadania w zakresie bezpośredniej aktualizacji danych w SRP będą musiały być wykonywane za pomocą aplikacji ŹRÓDŁO. Szczegółowe informacje znajdują się w dziale „Aplikacje Alternatywne” w sekcji „O programie pl.ID” na stronie www.obywatel.gov.pl.

Czy po 1 stycznia 2015 r. w rejestrach mieszkańców / rejestrze PESEL będą nadal gromadzone dane adresowe?

Tak. Zgodnie z ustawą o ewidencji ludności dane adresowe będą gromadzone w tych rejestrach jeszcze przez rok. W związku ze zniesieniem obowiązku meldunkowego od 1 stycznia 2016 r. w rejestrze PESEL nie będzie adresu zameldowania, a rejestry mieszkańców zostaną zlikwidowane.

Kto będzie finansował zakup podpisów kwalifikowanych dla pracowników urzędów stanu cywilnego, wobec wprowadzonej możliwości wydawania odpisów aktów w formie dokumentów elektronicznych?

Już obecnie obowiązujące przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego nakładają na organy administracji publicznej obowiązek posiadania bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, niezbędnego do wydawania m.in. decyzji elektronicznych. Projekt ustawy przewiduje jedynie możliwość wydawania odpisów aktów stanu cywilnego w postaci elektronicznej.

Jak po 1 stycznia 2015 r. będzie wyglądała procedura nadawania numeru PESEL dla obywateli polskich przebywających poza granicami RP?

Procedura nadawania numeru PESEL dla osób przebywających za granicą nie ulega zmianie – zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt. 3 ustawy o ewidencji ludności o nadanie numeru PESEL występować będzie konsul kraju miejsca pobytu osoby. Natomiast jeśli osoba, której miejsce zamieszkania jest za granicą, przyjedzie do Polski w celu uzyskania paszportu, wówczas
o nadanie numeru PESEL wystąpi organ paszportowy.

Czy aplikacja ŹRÓDŁO przewiduje dodatkowe funkcjonalności, zarówno w obszarze ewidencji ludności, jak i rejestracji stanu cywilnego, które są aktualnie zapewniane przez aplikacje alternatywne (np. rejestr wyborców, zgłaszania danych do GUS itp.)?

Baza Usług Stanu Cywilnego jest przygotowana na gromadzenie danych dodatkowych tzw. statystycznych, które są niezbędne do przekazania do GUS przez kierownika USC. Obecnie trwają prace nad realizacją sposobu przekazywania raportu ze Źródła do GUS, z uwzględnieniem wymogów GUS (przesyłanie danych bezpośrednio na serwer).

Obecnie stan prawny nie pozwala łączyć rejestru centralnego z rejestrami mieszkańców prowadzonymi przez administrację lokalną. Zgodnie z art. 2 Ustawy ewidencja ludności polega na rejestracji określonych w Ustawie podstawowych danych identyfikujących tożsamość oraz status administracyjno-prawny osób fizycznych. Ewidencja ludności prowadzona jest w formie elektronicznej w rejestrze PESEL, w rejestrach mieszkańców oraz rejestrach zamieszkania cudzoziemców. Profilowanie danych w zakresie tworzenia list wyborczych nie może następować na poziomie prowadzenia ewidencji ludności, zwłaszcza na poziomie centralnym. Zgodnie z przepisami prawa, rejestr wyborców prowadzi gmina jako zadanie zlecone. Zniesienie obowiązku meldunkowego od 2016 roku da możliwości wykorzystania aplikacji „ŹRÓDŁO” przy realizacji takich zadań jak prowadzenie rejestru wyborców czy rejestru cudzoziemców. W związku z powyższym Ministerstwo Spraw Wewnętrznych, wychodząc naprzeciw potrzebom urzędników gmin oraz zakładając zmiany prawne w tym zakresie, już teraz podejmuje działania mające na celu udostępnienie wyżej wskazanych funkcjonalności, kiedy tylko będzie to możliwe.

Jak pogodzić przewidziany w aplikacji ŹRÓDŁO wymóg stosowania dużych liter z zapisem nazwisk, które zawierają elementy np. de, von pisane zwyczajowo małymi literami?

Baza Usług Stanu Cywilnego jest zintegrowana i dostosowana do wymagań rejestru PESEL, którym wszystkie dane są zapisywane wielką literą.

Jakie były przyczyny przesądzające o wyborze miasta Łodzi na siedzibę szkoleń liderskich?

Zostawienie całego ciężaru szkolenia urzędom wojewódzkim jest niemożliwe ze względu na konieczność zagwarantowania jednolitego standardu i jakości szkoleń. Taki model szkolenia byłby także bardzo kosztowny i długotrwały. Tak, więc ze względów jakościowych, organizacyjnych, finansowych i z uwagi na krótki czas na przygotowania, szkolenia stacjonarne odbywać się będą w jednej lokalizacji, tj. w Łodzi.

Zarówno szkolenia stacjonarne w Łodzi, jak i szkolenie na platformie e-learningowej będą bezpłatne dla uczestników. Dodatkowo podczas szkolenia zapewniony będzie bezpłatnie obiad i serwis kawowy. Koszty samorządu będą dotyczyć samej delegacji (dojazdu oraz – jeśli zaistnieje taka konieczność – noclegu). W przypadku konieczności zakwaterowania uczestnicy szkoleń będą mogli liczyć na wsparcie Centralnego Ośrodka Informatyki w wyborze odpowiedniego miejsca.

Szkolenia są obowiązkowe, nie dotyczą tylko obsługi aplikacji ŹRÓDŁO, ale także nowych procedur związanych z wdrażanym w ramach programu pl.ID Systemem Rejestrów Państwowych. Jest to ogromna zmiana organizacyjna dla całej administracji. Zadania te wynikają z prac zleconych rządu dla samorządu. Szczegółowe informacje na temat szkoleń znajdują się w dziale „Pytania i odpowiedzi” w sekcji „Szkolenia” na stronie obywatel.gov.pl

Czy sprzęt ZMOKU (np. serwery) może być wykorzystywany do obsługi aplikacji alternatywnych?

Gmina może stosować urządzenie do bieżącej obsługi w następujących obszarach:

Dowody Osobiste (DO),
Ewidencja Ludności (EL),
Urząd Stanu Cywilnego (USC).

Jednocześnie informuje, że możliwe jest zainstalowanie dodatkowego oprogramowania, które nie było dołączone do sprzętu, pod warunkiem, że jest ono wykorzystywane do pracy w ww. obszarach, do których przedmiotowe urządzenie zostało przez MSW użyczone. Dotyczy to m.in.:

Oprogramowania dziedzinowego,
Oprogramowania biurowego (np. edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny),
Systemów obiegu dokumentacji elektronicznej,
Klienta poczty elektronicznej e-mail,
Programu antywirusowego.

Chęć wykorzystania otrzymanego sprzętu komputerowego do obsługi bieżących potrzeb gminy powinna być zgłoszona do odpowiednich Koordynatorów Wojewódzkich. Wszystkie powyższe wymagania wynikają wprost z formalnych ograniczeń projektu pl.ID, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.

Czy prowadzone były badania, jak wymóg wprowadzania aktów do rejestru stanu cywilnego wpłynie na organizację pracy urzędów, jak również na czas wykonywania poszczególnych czynności z zakresu rejestracji?

Nie prowadzono takich badań w trakcie prac nad projektem ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, ponieważ już dzisiaj kierownik urzędu stanu cywilnego, wprowadzając akt do systemu komputerowego (na 2257 urzędów stanu cywilnego aż 2138 posiada systemy komputerowe wspierające rejestrację stanu cywilnego), wykonuje czynności przewidziane nową ustawą przy migracji aktu. Dodatkową czynnością będzie jedynie wyciągnięcie księgi stanu cywilnego i zamieszczenie w niej wzmianki o zmigrowaniu aktu do rejestru stanu cywilnego. Nie będzie to zadanie, które znacznie obciąży urzędy stanu cywilnego. Dodatkowo umożliwiono wykorzystanie danych zgromadzonych w dotychczasowych systemach komputerowych (aplikacjach alternatywnych) do przenoszenia aktów do rejestru stanu cywilnego. Będzie to polegało na imporcie pliku z aplikacji alternatywnej do rejestru stanu cywilnego. Projektując przepisy dotyczące migracji należało pogodzić dwa odrębne interesy – prawo do uzyskania odpisu, który dzisiaj można otrzymać tego samego dnia
i konieczność zapewnienia urzędom stanu cywilnego bieżącej realizacji innych zadań z zakresu rejestracji stanu cywilnego. W przypadku konieczności zmigrowania aktu przez innego kierownika urzędu stanu cywilnego założono dłuższy termin (10 dni roboczych), aby zapewnić dodatkowy czas na zlecenie migracji aktu oraz przekazanie kierownikowi, który wysłał zlecenie komunikatu zwrotnego potwierdzającego przeniesienie aktu do rejestru stanu cywilnego.

Czy zdiagnozowana w trakcie migracji konieczność poprawy aktu może wstrzymać proces realizacji czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego?

Podstawą do sporządzenia aktu stanu cywilnego są stosowne dokumenty, i tak np. dla aktu urodzenia, będzie to karta urodzenia i sporządzany przez kierownika urzędu stanu cywilnego i podpisany przez osobę dokonującą zgłoszenia protokół zgłoszenia urodzenia. Dlatego też konieczność migracji aktu małżeństwa rodziców dziecka nie powinna wstrzymać procesu sporządzenia jego aktu urodzenia. Na zgłoszenie urodzenia dziecka jest przewidziany 14-dniowy termin, zatem nie ma przeszkód, aby kierownik urzędu stanu cywilnego, który otrzyma kartę urodzenia przeniósł w tym czasie papierowy akt małżeństwa rodziców dziecka do rejestru lub wystąpił do właściwego kierownika urzędu stanu cywilnego o zmigrowanie tego aktu.

Czy istnieje wymóg wykorzystywania routerów dostarczonych w ramach ZMOKU?

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych informuje, że jako właściciel ww. urządzeń, dopuszcza ich użycie tylko i wyłącznie w zakresie zgodnym z założeniami projektu pl.ID. W praktyce oznacza to, że gmina może stosować urządzenie do bieżącej obsługi w następujących obszarach:

Dowody Osobiste (DO),
Ewidencja Ludności (EL),
Urząd Stanu Cywilnego (USC).

Oprogramowania dziedzinowego,
Oprogramowania biurowego (np. edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny),
Systemów obiegu dokumentacji elektronicznej,
Klienta poczty elektronicznej e-mail,
Programu antywirusowego.

Chęć wykorzystania otrzymanego sprzętu komputerowego do obsługi bieżących potrzeb gminy, powinna być zgłoszona do odpowiednich Koordynatorów Wojewódzkich. Wszystkie powyższe wymagania wynikają wprost z formalnych ograniczeń projektu pl.ID, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Dodatkowo należy zaznaczyć, że w chwili obecnej trwa proces testów akceptacyjnych. W tym celu będzie wykorzystywany sprzęt z gmin, co pozwoli na sprawdzenie m.in. jego możliwości. Po zakończeniu testów akceptacyjnych możliwe będzie precyzyjnie określenie jaki sprzęt oraz w jakim zakresie zostanie wykorzystany.

Czy istnieje wymóg instalacji oprogramowania Java na każdym stanowisku z aplikacją ŹRÓDŁO? Czy opracowana została procedura postępowania w przypadku aktualizacji Javy?

Tak, zgodnie z wymaganiami opisanymi na stronie http://obywatel.gov.pl/zrodlo-urzednik w zakładce „ŹRÓDŁÓ” do poprawnego działania aplikacji ŹRÓŁO wymagana jest Java w wersji 45 lub nowszej. Procedura instalacyjna opiera się o standardowe kroki podczas aktualizacji jakiegokolwiek oprogramowania w ramach infrastruktury lokalnej tj.: dokonujemy instalacji najnowszej wersji oprogramowania na wybranym komputerze w celu weryfikacji poprawności jej działania. Jeżeli nie zauważono żadnych nieprawidłowości, instalacje powtarzamy na pozostałych urządzeniach. Jeżeli jednak zauważono problemy, należy wstrzymać proces aktualizacji oraz zgłosić problem do administratora systemu zgodnie z procedurami zgłaszania błędów. Dalsze działania w tym temacie powinny być przeprowadzone dopiero po uzyskaniu informacji zwrotnej o rozwiązaniu tej kwestii.

Czy aplikacja ŹRÓDŁO wymaga instalacji na komputerze?

Aplikacja ŹRÓDŁO nie wymaga instalacji na komputerze. Aplikacja działa poprzez przeglądarkę internetową.

Czy prawidłowy jest zapis w aplikacji ŹRÓDŁO, który przewiduje możliwość wpisania do aktu urodzenia dwóch nazwisk dziecka – nazwiska oraz nazwiska rodowego?

Aplikacja ŹRÓDŁO nie przewiduje możliwości wprowadzenia nazwiska rodowego dziecka. Przy nadawaniu numeru PESEL dziecku jako nazwisko rodowe zostanie zapisane jego nazwisko.

Jak po 1 stycznia 2015 r. powinien postąpić kierownik usc w sytuacji zdiagnozowania różnic pomiędzy zapisami w rejestrze PESEL a danymi w aktach stanu cywilnego?

W przypadku różnic w danych w aktach stanu cywilnego a rejestrem PESEL, kierownik urzędu stanu cywilnego powinien przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, zgodnie z
art. 11 ustawy o ewidencji ludności, celem ich usunięcia. Jeśli nie będzie organem właściwym do usunięcia powstałych niezgodności, powinien niezwłocznie powiadomić o tym fakcie właściwy organ.

Czy podczas procesu migracji aktu z aplikacji alternatywnych do rejestru stanu cywilnego przenoszone będą wszystkie zapisane w nim dane?

Przeniesieniu będzie podlegał akt stanu cywilnego, ale tylko w zakresie danych wymaganych nową ustawą (z dotychczasowych aktów nie będzie migrowane np. miejsce zamieszkania rodziców z aktu urodzenia dziecka, czy zmarłego z aktu zgonu). Przeniesienie to będzie polegało na przeniesieniu treści aktu w z chwili jego sporządzenia, wzmianek dodatkowych, przypisków oraz informacji zawartych w rubryce uwagi.

Kto jest odpowiedzialny za organizację oraz koszty noclegów podczas szkoleń liderskich w Łodzi?

Jak będą szkolone osoby, które obsługują w gminach zarówno ewidencję ludności, jak i rejestrację stanu cywilnego?

Osoby, które z racji wykonywanych przez siebie obowiązków zajmują się zarówno ewidencją ludności, jak i rejestracją stanu cywilnego, wezmą udział w 2-dniowym szkoleniu liderskim. Aby nie generować dla gmin dodatkowych kosztów związanych z dwukrotnym przyjazdem ich przedstawicieli do Łodzi, szkolenie odbędzie się dzień po dniu we wskazanym terminie od września 2014 roku (tj. od momentu zakończenia prac programistycznych dotyczących Bazy Usług Stanu Cywilnego).

Czy planowana jest publikacja harmonogramu szkoleń dla poszczególnych osób / urzędów, ułatwiająca gminom np. organizację wspólnego wyjazdu?

Ze względu na fakt, że końcowy harmonogram szkoleń nie został jeszcze zatwierdzony (trwa obecnie ostateczna jej weryfikacja uwzględniająca prośby przedstawicieli gmin), obecnie nie jest możliwa jej publikacja. Jednakże jak tylko prace zostaną zakończone, lista ta zostanie udostępniona.

Warto dodać, że lista szkoleń z zakresu ewidencji ludności/dowodów osobistych była tworzona z uwzględnieniem aspektów lokalizacyjnych tj. na jeden dzień szkoleniowy zapraszane były gminy z tego samego powiatu.

Czy w szkoleniach liderskich przewidziany został udział informatyków, obsługujących urzędy gmin?

Nie. Szkolenia liderskie mają charakter praktyczny tj. ich celem jest przekazanie wiedzy niezbędnej do sprawnej i bezpiecznej obsługi obywateli w zakresie ewidencji ludności, dowodów osobistych i rejestrów stanu cywilnego od momentu wdrożenia Systemu Rejestrów Państwowych (1 stycznia 2015 roku). Tym samym ich odbiorcami są urzędnicy gminni bezpośrednio objęci programem pl.ID.

« Wróć do wszystkich aktualności

tagi: